Em 2023, tivemos diversos avanços em várias áreas da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodin), na Direção de Gestão do Conhecimento (DGC) e na Diretoria de Tecnologias da Informação e Comunicação (DTIC). Gostaria de compartilhar com vocês:

Direção de Gestão do Conhecimento (DGC) 

Uma das ações da DGC foi o evento Planeja IFSC 2025-2029. O evento teve como principal propósito promover um planejamento participativo, envolvendo todos os diretores-gerais dos 22 câmpus, além dos gestores da Reitoria.

No ano passado, a Diretoria de Comunicação (Dircom) - vinculada à Pró-Reitoria de Extensão e Relações Externas (Proex)- , em parceria com a DGC, iniciou o projeto Portal do Servidor. O projeto Portal do Servidor foi criado com o objetivo de planejar a estruturação de um espaço virtual, sob a ótica das áreas de comunicação (Dircom) e de gestão do conhecimento (DGC), a ser utilizado pelos servidores da instituição em substituição à atual intranet do IFSC e dos câmpus. A proposta desse espaço é ser um repositório e um local de consulta de informações relacionadas à vida funcional do servidor, seja enquanto servidor do IFSC, seja enquanto servidor de uma área técnica específica, além de ser um espaço de transparência para as ações desenvolvidas pela instituição, disponibilizando as informações de forma pública, sempre que possível. A previsão é de que, a partir do segundo semestre de 2024, os primeiros conteúdos comecem a ser disponibilizados neste novo canal.

A equipe técnica do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da DGC começou a construir o PDI 2025-2029, que é um documento que delineia o caminho a ser seguido pela Instituição para cumprir sua missão e alcançar seus objetivos estratégicos, visando realizar sua visão de futuro. Trata-se de um projeto com ampla participação da comunidade acadêmica e envolvimento de diversas comissões, colegiados e praticamente todas as áreas do IFSC. O processo de elaboração deste documento foi iniciado em 2023 e o IFSC precisa aprovar o novo PDI até dezembro de 2024, quando encerra a vigência do PDI 2020-2024.

Para atender ao objetivo estratégico C4 - Desenvolver cultura organizacional orientada por processos e competências, foi promovida a Oficina de Desenvolvimento da Gestão por Processos, envolvendo os gestores da Reitoria.

A DGC e a Coordenadoria de Processos e Riscos  (Cproc) realizaram uma pesquisa em toda a instituição (Reitoria e câmpus) para o desenvolvimento de nova metodologia de simplificação da gestão por processos. Além disso, outras ações foram realizadas pela Cproc em parceria com a Auditoria para o mapeamento dos processos das áreas auditadas - como a construção do documento de justificativas para a revisão do Estatuto e do Regimento Geral do IFSC e diversas ações de atualização (cadastro, exclusão, inclusão) da estrutura organizacional do IFSC.

Na Coordenadoria de Gestão de Documentos (CGDoc), tivemos a representação do IFSC na SubSIGA/MEC como órgão seccional do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA). Isso porque o IFSC tem competência para coordenar e implementar as atividades relacionadas à gestão de documentos e arquivos em seu âmbito de atuação. Para isso, nós temos representantes junto à SubSIGA/MEC, designados por ato administrativo.

Além disso, a CGDoc elaborou o Programa de Gestão Arquivística de Documentos (PGAD), que consiste em um conjunto de ações e projetos que operacionalizam a Política Arquivística do IFSC, aprovada em agosto de 2022. O cronograma de atendimento ao PGAD é monitorado pela Auditoria Interna - AUDIN. Foi encaminhada aos câmpus a criação de unidades responsáveis pela gestão de documentos. Além disso, a CGDoc coordena as atividades de gestão de documentos e as relacionadas à Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) e à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CSAD).

Para atender ao Acórdão 484/TCU-Plenário, foi criado um Grupo de Trabalho. Este grupo foi estabelecido para atender ao Decreto 8.539/2015, que exige o uso do meio eletrônico para a tramitação de processos administrativos nos órgãos e entidades. A CGDoc coordenou os trabalhos junto às unidades administrativas com o apoio da CCAD. Após diligência e solicitação de informações, o TCU informou, por meio do Ofício 1495/2023-TCU/AudEducação, de 05/09/2023, que o IFSC atingiu os objetivos e, portanto, o monitoramento do Tribunal foi encerrado.

No âmbito da Coordenadoria de Planejamento e Avaliação Institucional (CPlan), ocorreu a elaboração e gerenciamento do Plano Anual de Trabalho 2023 - PAT, que, por sua vez, é um documento que estabelece as metas, atividades, recursos e prazos a serem seguidos durante um ano. A CPlan também atua na elaboração e gerenciamento do Relatório de Gestão, que é um documento que apresenta os resultados alcançados pela instituição em um ano.

Além disso, a CPlan dá apoio à Comissão Própria de Avaliação - CPA, elaborando o formulário de pesquisa, o painel de dados e toda a assessoria e secretaria necessária para o desenvolvimento do processo de autoavaliação institucional. A CPlan também atua em parceria com outras áreas, colaborando na elaboração da Pesquisa de Qualidade de Vida (QVT) com a formulação dos itens, formulário de pesquisa e elaboração do painel de dados.

Essa coordenadoria trabalhou ainda para a elaboração do Painel do Paevs, uma ferramenta que visa avaliar e melhorar a qualidade do ensino superior. Outro projeto no qual a CPlan está envolvida é o Painel do Ingresso, um sistema ou conjunto de indicadores relacionados ao processo de ingresso de alunos na instituição, incluindo dados sobre matrículas, vestibulares, entre outros.

Outras ações da Cplan que valem ser mencionadas:

- Apoio na construção do painel da evasão da DEA, suporte na criação de um painel para monitorar e analisar taxas de evasão de estudantes;
- Apoio nas atividades para elaboração do Plano de Oferta e Cargos e Vagas (POCV), assistência em iniciativas e programas relacionados à organização e controle da vida estudantil na instituição.

A CPLAN também presta assistência à adesão do IFSC ao Sistema Monitor, uma plataforma de monitoramento de indicadores da pesquisa e da extensão. Outros painéis estão em desenvolvimento: Painel dos indicadores estratégicos do IFSC, Painel do orçamento, Painel de divisão orçamentária por curso, Painel do Observatório dos Arranjos Produtivos, Sociais e Culturais. O objetivo do painel é prover dados e informações estratégicas sobre os arranjos produtivos, sociais e culturais locais da região de abrangência do câmpus para embasar a definição da oferta de cursos e vagas, bem como linhas de pesquisa e extensão.

Diretoria de Tecnologias da Informação e Comunicação (DTIC)

A Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC) desempenha um papel importante no planejamento, coordenação, organização e controle dos recursos de tecnologia da informação e comunicação dentro da instituição. Suas ações abrangem várias áreas: 

- Atendimento às demandas por sistemas de TI através de métodos ágeis (Scrum): A DTIC adota práticas ágeis, como o Scrum, para atender às necessidades de sistemas de TI. Essa abordagem permite uma resposta mais rápida e flexível às demandas dos usuários, garantindo que os projetos sejam entregues de forma eficiente. 
- Atendimento de chamados de Infraestrutura, Serviços e Sistemas através de sistema de helpdesk (GLPI): A DTIC gerencia os chamados relacionados à infraestrutura, serviços e sistemas por meio do sistema de helpdesk GLPI (Gestionnaire Libre de Parc Informatique - Gerenciador de Equipamento de Informática) , seguindo as melhores práticas do ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Isso garante que os problemas sejam registrados, rastreados e resolvidos de maneira organizada e eficaz.
- Organização de atividades – Uso de kanban através da plataforma Wekan e uso da plataforma Trello: Para organizar suas atividades, a DTIC utiliza métodos visuais, como o Kanban, por meio da plataforma Wekan e também aproveita a plataforma Trello. Essas ferramentas permitem o acompanhamento transparente das tarefas, priorização e colaboração eficiente entre os membros da equipe. 
- Utilização de serviços fornecidos pela RNP: A DTIC é a gestora do serviços oferecidos ao IFSC pela Rede Nacional de Ensino e Pesquisa (RNP). Essa colaboração permite o acesso a recursos avançados de rede, segurança e comunicação, fortalecendo a infraestrutura tecnológica do IFSC. 

Destaco alguns projetos da DTIC desenvolvidos em 2023:

1) Departamento de Sistemas da Informação (DSI) - Projetos de Ensino; Funcionalidades Administrativo-Acadêmicas no módulo Lato e Stricto; Proposta de Projeto de Extensão Discente [Em Homologação]; Decreto 10.139 [Em homologação]; Ajustes, Alterações e Melhorias no Sistema de Ingresso;Novas Tecnologias: FlywayDB (SIG);Nova Funcionalidade SIGAdmin: (Dados da Unidade);Ajustes no cadastro de feriados: SIGAdmin; Integração Diploma Digital (graduação) [Em Desenvolvimento]; Refatoração Integral de Módulo PEsquisa (Diversas modificações) [Em homologação e produção ]; Projeto Integra; Diversas alterações de regras na carga de dados Sistema SUSEP/SISGP; Central de Estágio: Diversas modificações; Novas funcionalidades no Sistema SWP; Ajustes no SIPAC pra problemas de lançamento/saldo; Integrações com o Plano de Transformação Digital do Governo Federal; Diversas atualizações de desempenho no SIG, devido ao nosso sistema de monitoramento; Balcão Digital e integração com serviços do gov.br [Em Desenvolvimento e Homologação]; Ajustes Integrador SIAFI/SIPAC [Em Homologação];SIGAA Acadêmico, Turma Virtual, Matrícula, Diplomas: Diversas atualizações/alterações; Atualizações de versão do Banco de Dados; Atualizações do GitLab e Passbolt; Implantação do Recaptcha no SIG; Implantação de um sistema de fila de processamentos (melhoria de desempenho para todos os sistemas institucionais); Implantação de um novo sistema de "geração de PDF" (jasper report); Desenvolvimento da ID Estudantil (Relatórios); SIPAC/SIGRH Acordão 484 (Diversas Alterações) [Em Homologação, Em Produção]; Integrações de Dados para os censos educacionais; Ajustes no Portal de Coordenadores de Curso (SIGAA); Ajustes, alterações e novas funcionalidades para o novo PSAD (SIGAA) [Em homologação]; Atualizações e correções na integração SIPAC PEN/SEI (Barramento) [Em Hologação]; Melhoria na automação do processo e execução das atualizações do SIG; Atualização no sistema de Agregador de Serviços (kong, o que usamos para monitorar o uso das APIs); Correções de Bugs do cancelamento de vínculo SIGRH; Análise, Pesquisa, Desenvolvimento e Implantação das atualizações do SIPAC/SIGRH (Cooperação Técnica) [Em homologação técnica]; Diversas Atualizações de Segurança nos sistemas institucionais; PSAD Cadastro de Projetos de Ensino; Atualização na tecnologia de balanceamento de carga do SIG; Atualização da Ficha de Catalogação; Atualizações organizacionais nos ambientes de teste e homologação (SIG); SUSEP/SISGP API de Integração de Dados [Em Homologação].

2) Coordenadoria de Infraestrutura de Redes (CIR)  

a) Continuidade dos serviços (substituição dos switches SAN): A substituição dos switches SAN (Storage Area Network) é uma medida importante para manter a continuidade dos serviços de armazenamento de dados. Esses switches são responsáveis por conectar servidores e dispositivos de armazenamento, permitindo o acesso rápido e confiável aos dados. A atualização desses equipamentos pode melhorar a velocidade, a escalabilidade e a confiabilidade do armazenamento. 

b) Melhoria da conectividade da rede sem fio (implantação final): A melhoria da conectividade da rede sem fio é essencial para atender às crescentes demandas de dispositivos móveis e usuários conectados. A implantação final desse projeto deve garantir uma cobertura abrangente, alta velocidade e segurança robusta. Isso beneficia tanto os colaboradores quanto os estudantes, permitindo maior mobilidade e acesso a recursos online. 

c) Solução de segurança para cópia de dados (backup em nuvem): A segurança dos dados é uma prioridade. A implementação de um backup em nuvem oferece proteção contra perda de dados devido a falhas de hardware, desastres naturais ou ataques cibernéticos. O armazenamento em nuvem permite que os dados sejam copiados e armazenados remotamente, garantindo sua disponibilidade e integridade. Essas ações demonstram o compromisso da equipe de TI em manter a infraestrutura tecnológica do IFSC atualizada, segura e eficiente. A contínua busca por melhorias contribui para o sucesso institucional e a satisfação dos usuários.

d) Solução de segurança da rede (firewall): Até o final do primeiro semestre de 2014 TODOS os câmpus do IFSC terão configurados e em funcionamento, pelo menos um firewall para a proteção da rede do IFSC (câmpus/reitoria). Os câmpus Araranguá, Chapecó, Florianópolis, Gaspar, Lages, Jaraguá do Sul - Rau, Joinville, São Carlos, São Lourenço do Oeste, São Miguel do Oeste, Urupema, Xanxerê e a Reitoria terão implantados 2(dois) firewall permitindo assim balanceamento de carga e alta disponibilidade. Os demais câmpus deverão receber o segundo equipamento entre o final do segundo semestre de 2024 e o final do primeiro semestre de 2025. 

Com a implantação dos firewalls e da rede sem fio será permitido o controle de acesso à rede sem fio do IFSC. A médio prazo, essa ação será estendida para a rede cabeada com a aquisição de switches que implementaram essa função. 

e) Ampliação da capacidade de armazenamento de dados: Com a aquisição de um novo Storage (servidor de armazenamento de dados) no segundo semestre de 2023 a DTIC/CIR ampliou a capacidade de armazenamento para o IFSC. Além desta aquisição, no início do primeiro semestre de 2023 a DTIC/CIR já havia ampliado a capacidade do storage HPE 3par, em funcionamento desde 2018. Atualmente a DTIC/CIR tem disponível 400 TB para armazenamento de dados atendendo o Plano de Capacidade em TI e provisionando espaço seguro para a guarda dos dados institucionais.

f) Além destas ações, destacam-se a manutenção de contratos de extensão de garantia para o storage HPE 3par, backup em nuvem, locação de nobreak e manutenção do gerador.

- Renovação de contrato de suporte técnico para motor gerador (data center): A DTIC garante que o motor gerador do datacenter esteja funcionando de maneira confiável e eficiente. A renovação do contrato de suporte técnico é fundamental para manter a disponibilidade contínua dos serviços. 

- Renovação de contrato de locação de nobreak: Os nobreaks são essenciais para proteger os equipamentos contra quedas de energia e garantir a continuidade das operações. A renovação do contrato de locação assegura que esses dispositivos estejam em perfeitas condições. 

- Renovação de contrato de suporte Storage HPE 3par: O Storage HPE 3par é uma parte crítica da infraestrutura de armazenamento de dados. A renovação do contrato de suporte garante que qualquer problema seja resolvido rapidamente, minimizando o impacto nas operações. 

- Contratação de serviço de backup em nuvem: A segurança dos dados é uma prioridade. A contratação de um serviço de backup em nuvem permite que os dados sejam copiados e armazenados remotamente, protegendo contra perda acidental ou falhas no sistema.

3) Coordenadoria de Gestão de Dados (CGD) - Criada no final de 2023, esta coordenadoria já está atuando na implementação do Programa de Privacidade e Segurança da Informação (PPSI) criado pela Secretaria de Governo Digital/MGI através da Portaria SGD/MGI nº 852/2023. A CGD está elaborando junto às diretorias da Reitoria o inventário de dados e o relatório de impacto à proteção de dados pessoais, bem como em questões relacionadas aos dados abertos. Essa atuação é focada nestas demandas emergenciais. A CGD atuará de forma mais ampla nas gestão dos dados guardados no datacenter da DTIC.

A DTIC atua também diretamente na gestão e governança de TI do IFSC. Gerenciar a governança de TI é uma tarefa crucial para garantir que esta área esteja alinhada com os objetivos estratégicos da instituição e a Estratégia de Governo Digital, cumprindo assim suas responsabilidades de forma eficaz e atendendo com maior qualidade os estudantes e servidores, bem como a sociedade, com serviços digitais. 

1) Implantação de processos (Cobit): O COBIT (Control Objectives for Information and Related Technologies) é um framework amplamente utilizado para a governança de TI. Ele fornece diretrizes e práticas para gerenciar processos de TI, garantindo a conformidade, eficiência e eficácia. 

2) Publicação de PDTIC 2023/2024: O PDTIC (Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação) é um documento estratégico que define as ações e projetos de TI para um período específico. Ele deve ser atualizado regularmente para refletir as necessidades e metas da organização. 

3) Política de Controle de Acesso à rede de dados (publicado em 2023): A política de controle de acesso é essencial para proteger os ativos de TI da instituição. Ela define quem tem acesso a quais recursos e como esse acesso é concedido, monitorado e revogado. 

4) Plano de Capacidade de TIC  (publicado em 2023): O Plano de Capacidade aborda a capacidade dos recursos de TI, como servidores, armazenamento e rede. Ele ajuda a dimensionar adequadamente os recursos para atender às demandas atuais e futuras

5) Plano de Armazenamento de Arquivos Digitais  (publicado em 2023): O armazenamento eficiente e seguro de arquivos digitais é fundamental. O plano de armazenamento deve considerar requisitos de espaço, backup, recuperação e segurança. 

Em 2024, a DTIC estará coordenando o processo de elaboração do PETIC e PDTIC, Plano estratégico de uso de Software e Serviço de Nuvem, Plano Estratégico de Renovação de Parque Computacional e revisão de documento já publicados, como o Plano de Gestão de Riscos e o Plano de Continuidade de Negócios. Ainda estará atuando no Comitê de Governança Digital, Comitê de Segurança da Informação e Comitê Técnico de TIC. 

Além das ações de governança descritas acima, a DTIC atua diretamente em processos licitatórios junto ao Departamento de Compras para a aquisição e contratação de bens e serviços, dos quais destacaram-se em 2023:

- Aquisição de Computadores;
- Aquisição de Storage;
- Aquisição de equipamentos para ampliação da rede sem fio, firewall e switches;
- Aquisição de licenças para segurança da informação (concluído em março/2024).

Nossos principais desafios, ações e perspectivas para os próximos exercícios em relação à DTIC são: 

- Garantir a segurança da informação custodiada pela TIC; 
- Garantir infraestrutura adequada para manter e suportar as soluções de TIC; 
- Fornecer serviços públicos por meio da transformação digital; 
- Ampliar ações de gestão e governança de TIC.

Os avanços e desafios refletem o compromisso da Prodin, DGC e DTIC em promover o desenvolvimento institucional e garantir a excelência na prestação de serviços à comunidade acadêmica e à sociedade como um todo.

Até mais!