INSTITUCIONAL Data de Publicação: 25 out 2024 10:38 Data de Atualização: 25 out 2024 18:44
O novo canal chega para facilitar a busca por informações e a publicação de conteúdos voltados aos servidores
Uma das novidades é a ferramenta de busca por atividades/ orientações que são desenvolvidas pelas diversas áreas técnicas
Informações necessárias à vida funcional dos servidores estão concentradas no menu Vida de Servidor
O novo portal incorpora o repositório dos processos institucionais
A partir desta sexta-feira (25), os servidores do IFSC contam com um novo canal de comunicação: o Portal do Servidor, que irá substituir a intranet. O projeto é resultado de um trabalho conjunto desenvolvido desde maio de 2023 por servidores das diretorias de Comunicação e de Gestão do Conhecimento. Uma live no canal do IFSC no YouTube marcou o lançamento do portal.
O novo canal chega para facilitar a busca por informações e a publicação de conteúdos voltados aos servidores. Além de uma organização melhor de conteúdo, o portal traz novidades em relação à intranet, como uma ferramenta de busca de serviços e de atos administrativos. “Também criamos uma área para listar todos os colegiados e comissões da instituição, que até então não se tinha reunido em nenhum lugar, e um repositório de processos”, aponta a coordenadora do Grupo de Trabalho do Portal do Servidor e chefe do Departamento de Marketing e Jornalismo do IFSC, Nadia Garlet
O GT fez todo um estudo de arquitetura de informação para que o servidor encontre o que precisa de diversas formas. “A ideia do portal é facilitar a vida do servidor e, para isso, pensamos numa organização de conteúdo que atenda a diversas lógicas de procura por informações”, explica Nadia. O objetivo é que o servidor encontre o conteúdo independente de saber qual o setor responsável por aquela área, então a busca poderá ser feita tanto pela estrutura organizacional quanto por temas.
A qualificação do conteúdo publicado foi outra preocupação do GT. “Fizemos uma análise de todo o conteúdo que existia na intranet para ver o que deveria ser migrado e tivemos o cuidado de não duplicar informações já existentes no Portal do IFSC ou em outros sistemas institucionais, apenas direcionando para o mesmo local quando é o caso, de forma a manter fontes únicas de consulta”, conta Nadia.
A criação do novo portal do servidor é resultado de um esforço conjunto entre as áreas de Comunicação e Gestão do Conhecimento, unindo expertises complementares para oferecer um ambiente mais intuitivo e organizado para os nossos servidores. “A equipe da Dircom trouxe sua experiência na organização e estruturação de informações, garantindo uma navegação clara e acessível para o usuário. Já a Gestão do Conhecimento contribuiu com seu know-how na curadoria e disposição de dados institucionais, assegurando que o conteúdo seja relevante e fácil de localizar”, destaca a coordenadora do GT.
Conheça o novo portal
Ao entrar na home do novo portal, os servidores irão encontrar as notícias institucionais voltadas para eles, antes publicadas no site do Link Digital. Além disso, é possível acessar de maneira rápida as oportunidades (como editais de gestão de pessoas, ensino, pesquisa e extensão, além de oportunidades externas) e modelos de materiais usados no dia a dia de trabalho. “No início do trabalho do GT, fizemos uma pesquisa com os servidores e identificamos que esses conteúdos eram muito acessados e precisavam ficar em um lugar de rápida visualização”, explica Nadia. Foi a partir do indicado nesta pesquisa que também foram escolhidos os links úteis que aparecem na home. Outro destaque da home é a incorporação da agenda institucional de eventos, hoje disponível no Google.
Um menu superior foi estruturado para organizar as demais informações da instituição. Veja o que você encontra em cada local:
Minha unidade: Esta área reúne informações específicas para os servidores de cada câmpus ou da Reitoria. O objetivo é que seja um substituto à intranet de cada câmpus, centralizando as informações para os servidores em um único local.
Áreas técnicas: Esta parte dá acesso ao conteúdo das áreas técnicas do IFSC e o servidor pode navegar pelos conteúdos a partir da estrutura organizacional ou por cada área. Neste espaço há orientações que são de interesse de todos os servidores, bem como outras específicas para as áreas/setores no câmpus e/ou na Reitoria.
Serviços: Ferramenta de busca por atividades/ orientações que são desenvolvidas pelas diversas áreas técnicas do IFSC e podem ser solicitadas ou requeridas por qualquer servidor de acordo com sua necessidade.
Vida de servidor: Neste espaço, são apresentadas as informações necessárias à vida funcional dos servidores. Em um segundo momento serão incorporadas as orientações hoje presentes no Guia do Servidor.
Atos administrativos: Esta área dá acesso a documentos norteadores, resoluções de colegiados, deliberações, instruções normativas da Reitoria, notas técnicas e portarias, oferecendo uma ferramenta de busca por ato administrativo, inclusive.
Colegiados e comissões: Página que reúne os colegiados do IFSC, comissões sistêmicas (permanentes e temporárias) e direciona ainda para colegiados e comissões locais dos câmpus.
Processos mapeados: Repositório dos processos institucionais, em que os servidores podem conferir os processos de trabalho já mapeados, os que já foram identificados e os que estão em mapeamento.
Próximos passos
Embora o novo Portal do Servidor já esteja com bastante conteúdo publicado, nem todas as áreas estão com suas informações no ar. “Focamos nas áreas que avaliamos como prioritárias, pensando nas informações mais buscadas pelos servidores de acordo com nossa pesquisa”, explica a coordenadora do GT. Já estão disponíveis conteúdos das pró-reitorias de Administração, Desenvolvimento Institucional e Extensão e Relações Externas e da Diretoria de Gestão de Pessoas, além de conteúdos de alguns câmpus, do Colegiado de Ensino, Pesquisa e Extensão (Cepe) e do Gabinete da Reitoria. As demais áreas serão construídas na segunda etapa de implementação.
Em paralelo a este trabalho de publicação de novas áreas que seguirá sendo feito pelo GT, as áreas que já estão no novo portal serão capacitadas para que tenham a autonomia de publicar, editar e atualizar seus conteúdos. “O Portal do Servidor funcionará na mesma lógica do Portal do IFSC com uma gestão descentralizada em que cada área é responsável por seu conteúdo, agilizando a atualização e dando autonomia para cada área”, afirma Nadia.
A coordenadora ressalta que, apesar da arquitetura e organização inicial, o sucesso do canal dependerá principalmente dos conteúdos disponibilizados pelas áreas. “O GT fez um trabalho inicial de conversa e organização de conteúdo de cada área, mas a atualização será mantida pelos próprios setores, então será importante essa visão de cada um do que deve ou não ser colocado neste canal e, principalmente, que o conteúdo seja atualizado”, reforça Nadia.
Com o lançamento do Portal, o Blog dos Servidores - Link Digital - deixará de existir, uma vez que as notícias serão publicadas no novo site. No entanto, a newsletter que os servidores recebem com um resumo das notícias da semana continuará a ser enviada toda sexta-feira.
Durante um período de transição, a intranet ainda continuará no ar por alguns meses, até que todas as áreas sejam contempladas no novo Portal. No entanto, o GT irá estabelecer um prazo para que todas as áreas possam avaliar os conteúdos que precisam ser migrados e fazer este trabalho para então manter apenas o Portal do Servidor como canal de comunicação voltado aos servidores. A expectativa do grupo é que até o final de 2025 este trabalho seja concluído e a intranet seja retirada do ar, assim como outros canais paralelos hoje existentes, concentrando todas as informações apenas no Portal do Servidor.
Live de lançamento
A live de lançamento do Portal de Servidor foi conduzida pela diretora de Comunicação, Geisa Golin, que apresentou o novo canal, navegando por todos os menus. O evento contou com a participação dos integrantes do GT, do diretor de Gestão do Conhecimento, Oizes Vieira Mendes, da chefe do Departamento de Seleção de Pessoas do IFSC, Danielle Christiane Tiefensee Cascaes, e do assessor da Proad, Luiz Fernando de Souza.
Dúvidas, sugestões, críticas e elogios ao novo Portal do Servidor podem ser encaminhadas para o e-mail comunicacao@ifsc.edu.br.
Assista à gravação da live de lançamento do novo Portal do Servidor: