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Gestão de Documentos

Saiba como é realizada a política de gestão de documentos no IFSC

A Gestão de Documentos é a área responsável por coordenar a política de gestão arquivística de documentos por meio de diretrizes, normas e instrumentos, com vistas a produzir e preservar documentos arquivísticos confiáveis, autênticos, acessíveis pelo tempo necessário, bem como, garantir a preservação da memória e do patrimônio documental institucional.

Entre os assuntos tratados pela Coordenadoria de Gestão de Documentos estão:

• Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais e Não Digitais: a Gestão de Documentos ou Gestão Arquivística de Documentos consiste no conjunto de  procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; 
• Preservação Digital: A preservação digital é um conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e interpretação dos documentos digitais pelo tempo que for necessário;
• Assinatura Digital com o uso da Certificação do ICP Brasil: a assinatura digital com o uso da Certificação do ICP Brasil foi reconhecida com a publicação da Medida Provisória nº 2.200, de 24 de agosto de 2001;
• Digitalização de Documentos Arquivísticos e Digitalização Acervo do Acadêmico: A digitalização é entendida como um processo de conversão dos documentos arquivísticos para o formato digital. Desse modo, o documento digitalizado é definido como um “representante digital”, ou seja, trata-se da representação em formato de arquivo digital de um documento não digital.
• Destinação de Documentos - Eliminação de Documentos ou Recolhimento ao Arquivo Central: A destinação de documentos é a decisão fundamentada na avaliação dos documentos quanto ao encaminhamento dos mesmos para a guarda permanente em Arquivo Central ou eliminação, conforme processo. Na avaliação é realizada a análise do documento que estabelece os prazos de guarda e destinação, de acordo com as tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo adotadas pelo IFSC.

Serviços

Acesse a área de serviços relacionados à Gestão de Documentos

Planos, manuais e modelos

Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais e Não Digitais

• Programa de Gestão Arquivística de Documentos (PGAD) - tem como objetivo operacionalizar a Política Arquivística do IFSC, que envolve a execução de ações e projetos. 
  • Cronograma de Execução do PGAD - apresenta a previsão e o acompanhamento das ações e projetos (aprovado em dezembro de 2022)
• Cartilha Classificação de Documentos Arquivísticos (1ª Edição, outubro/2022)
• Modelo: Etiqueta para identificação de caixa-arquivo (editável). Utilizado para identificar os documentos em suporte de papel contidos nas caixas-arquivo com os respectivos códigos de classificação. 
• Modelo: Lista de documentos contidos nas caixas-arquivo (editável). utilizado para listar documentos avulsos ou conjuntos documentais contidos nas caixas-arquivo, de modo a facilitar a recuperação da informação, bem como evitar a deterioração do suporte resultante do manuseio.
• Cartilha Organização e Conservação Preventiva de Documentos em Suporte Papel: orientações básicas para os setores do IFSC (1ª Edição, Fevereiro/2023)

Regulamentações e orientações técnicas

Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais e Não Digitais

Externas

• Constituição da República Federativa do Brasil De 1988 - art. 216, §2º “Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
• Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
• Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. 
• Decreto nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003 - Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal (SIGA).     
  • Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 - Institui a Comissão de  Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos. 
• Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 - determina o uso obrigatório dos instrumentos de gestão  de documentos arquivísticos das atividades-fim.
• Portaria MJSP/AN nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 - Aprova o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal (CCD/TTD) e revoga o instrumento Classificação, Temporalidade e Destinação de  Documentos de Arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública.
  • CCT / TTD - Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal 
  • Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da Administração Pública 
• Portaria AN/MJ  nº 92, de 23 de setembro de 2011 - Aprova o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES (CCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES (TTD). 
  • Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES (CCD);
  • Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES (TTD). 
• Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
  • Lei nº 13.853, de 8 de julho de 2019 - Altera a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, para dispor sobre a proteção de dados pessoais e para criar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
• Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação - Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 
  • Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012 - Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.
• Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
• Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 - Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
• Portaria Interministerial mj/mp nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 - Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, de observância obrigatória,no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
• Resolução Conarq nº 54, de 8 de dezembro de 2023 - Estabelece diretrizes e regras para a aplicação da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), aos arquivos permanentes custodiados por pessoa física ou jurídica de direito público ou privado.
• Resolução Conarq nº 36, de 19 de dezembro de 2012 - Dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão Arquivística do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
• Resolução Conarq nº 34, de 15 de maio de 2012 - Dispõe sobre a adoção das recomendações para o resgate de acervos arquivísticos danificados por água pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
• Recomendações para Construção de Arquivos - Conarq - Orientam o planejamento para a construção, adaptação e reforma de edifícios que atendam às funções específicas de um arquivo permanente.
• Recomendações para Produção e Armazenamento de Documento de Arquivo - Conarq - Têm como objetivo possibilitar o planejamento de estratégias de guarda e de preservação de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade e destinação.

Internas

• Resolução Consup nº 41, de 23 de agosto de 2022 - Estabelece a Política Arquivística no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina (IFSC)
• Portaria do(a) Reitor(a) nº 3873, de 28 de dezembro de 2022 - Implementa o Programa de Gestão Arquivística de Documentos (PGAD) do IFSC. 
• Portaria do(a) Reitor(a) nº3651, de 28 de novembro de 2023 - Altera os representantes do IFSC na SubSIGA/MEC para Sandra Messa da Silva  - Arquivista - Titular e Oizes Vieira Mendes - Suplente.
• Orientação Técnica Nnº 1/2023 - CGDOC/DGC/Prodin - Orienta o preenchimento da lista de documentos contidos nas caixas-arquivo.
• Orientação Técnica nº 2/2023 - CGDOC/DGC/Prodin - Orienta a elaboração de etiquetas para identificação de caixas-arquivo.
• Orientação Técnica nº 3/2023 – CGDOC/DGC/Prodin - Orienta o preenchimento de campos relacionados à gestão de documentos e a restrição de acesso ao SIPAC.

Preservação Digital

• Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013 - Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".
• Resolução Conarq nº 50, de 6 de maio de 2022 - Dispõe sobre o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil, Versão 2.
• Resolução Conarq nº 51, de 25 de agosto de 2023 - Dispõe sobre as "Diretrizes para a Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis", Versão 2.
• Resolução Conarq nº 52, de 25 de agosto de 2023 - Estabelece a Política de Preservação de Websites e Mídias Sociais no âmbito do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 
• Resolução Conarq nº 53, de 25 de agosto de 2023 - Define requisitos mínimos de preservação para websites e mídias sociais no âmbito do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
• Recomendações para Elaboração de Política de Preservação Digital - Guia produzido pelo Arquivo Nacional em junho de 201

Assinatura Digital com o uso da Certificação do ICP Brasil

• Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 - Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
• Resolução Conarq nº 37, de 19 de dezembro de 2012 - Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitai

Digitalização de Documentos Arquivísticos e Digitalização Acervo do Acadêmico 

Externas

• Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017 - Dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino.
  • Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018 - Dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior integrantes do sistema federal de ensino e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância.
  • Portaria nº 332, de 13 de março de 2020  - Dispõe sobre a alteração no prazo contido no caput do art. 45 da Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018.
• Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 - Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
• Resolução Conarq nº 48, de 10 de novembro de 2021 - Estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados.
• Resolução Conarq nº 31, de 28 de abril de 2010 - Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.

Internas

• PDI 2020-2024 - Capítulo 9: Infraestrutura -  Projeto de Acervo Acadêmico em Meio Digital
• Nota Técnica DGC/Prodin nº 1, de 18 de setembro de 2019 - A Digitalização de documentos e o uso de representantes digitais para efetivação da matrícula do aluno

Destinação de Documentos: Eliminação de Documentos ou Recolhimento ao Arquivo Central

Externas

• Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019 - Institui a Comissão de  Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos. 
• Resolução Conarq nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (alterada) - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar.
• Resolução Conarq Nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 - Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.
• Portaria MJSP/AN Nº 272, de 9 de novembro de 2020 - Dispõe sobre a aprovação de Planos de Destinação de Documentos pelo Arquivo Nacional.
• Recomendações para Constituição de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) - Coged/Arquivo Nacional - outubro/2020.
• Recomendações para Elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos de Arquivo Pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Federal - Coged/Arquivo Nacional - versão atualizada junho/2022.
• Recomendações para os Procedimentos de Eliminação Decorrentes da Digitalização de Documentos de Arquivo pelos Órgãos e Entidades do Poder Executivo Federal, em Razão do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 - Coged/Arquivo Nacional - abril/2020.

Internas

• Portaria do(a) Reitor(a) nº 3595, de 8 dezembro de 2021 - Aprova o Regulamento da CCAD do IFSC
• Portaria do(a) Reitor(a) nº 2.766, de 06 de setembro de 2023 - Alteração dos membros da CCAD

Capacitações e materiais de apoio

Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais e Não Digitais

• Texto: Introdução a Gestão de Documentos no IFSC
• Vídeo: Gestão de Documentos e a Política Arquivística do IFSC
• Apostila: Curso de Gestão de Documentos - Curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – Siga, da administração pública federal - Arquivo Nacional - 2019.
• Oficinas sobre Gestão de Documentos - realizadas de 03 à 07/06/2023 pela Coordenadoria de Gestão de Documentos:
  • Apresentação: Tipos de informação (Ostensivo/Restrito/Sigiloso);
  • Apresentações realizadas para as áreas: DGP e CGPs; Proen; DAM; Gabinete/Proppi/Proad/Prodin/Proex; Assessoria da Direção-Geral; e DEPE/RA.
• Gravação: Palestra LGPD e LAI: Desafios e Compatibilidades - Palestra realizada no dia 21/10/2022 aos servidores do IFSC sobre os desafios e compatibilidades entre a LGPD e a LAI. Ministrada por Lenora Schwaitzer, professora do Departamento de Arquivologia da UFES e integrante da Câmara Técnica da LGPD do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. O evento faz parte das ações do processo de estruturação, implantação e execução do plano de adequação da instituição à LGPD.
• Apresentação: Noções sobre Gestão de Documentos
• Apresentação: Política Arquivística e resultados da pesquisa para identificar as atividades relacionadas à gestão de documentos desenvolvidas nos Câmpus e na Reitoria.
• Apresentação: Conservação e Preservação de Documentos

Equipe

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